برداشت آزاد از mindtools؛ فقط ایدهای برای تأمل بیشتر
■ پرسیدن سؤالات درست، کلید اصلی ارتباطات موثر و تبادل اطلاعات محسوب میشود. با استفاده از طرح پرسشهای درست در موقعیتهای مناسب شما میتوانید به دستاوردهای مهمی چون جمعآوری و کسب اطلاعات بیشتر، ایجاد روابط قویتر با افراد، مدیریت موثر بر دیگران و یادگیری برسید. در این نوشتار ابزار تکنیکهای پرسش درست به شما معرفی میشود.
░▒▓ تکنیک ۱- سؤالات باز و بسته
■ سؤالات بسته معمولاً، به مواردی اطلاق میشود که پاسخی در حد یک کلمه یا بسیار کوتاه دارند. برای مثال، پاسخ سؤالی چون «آیا تشنه هستید؟» به طور مشخص «بله» یا «خیر» است. یا پاسخ سؤال «در کدام شهر زندگی میکنید؟» معمولاً، در حد نام یک شهر است.
■ البته، سؤالات بسته نابجا میتواند منجر به آسیب به یک مذاکره و سکوت طولانی شود، بنا بر این، بهتر است در جریان مذاکرات با دقت نظر کامل از آن استفاده شود.
■ اما سؤالات باز، به گونهای است که پاسخدهنده ناگزیر از بیان دانش، افکار و احساسات درونی خود است. در اینگونه سؤالات معمولاً، از واژههایی چون «به من بگو... » یا «برای من توضیح بده... » استفاده میشود. نمونههایی از سؤالات باز میتواند این موارد باشد: «در جلسه چه اتفاقی افتاد؟»، «چرا او اینگونه واکنش نشان داد؟»، «به من بگو چه اتفاقی افتاده؟».
■ سؤالات باز برای موارد زیر مناسب است:
• وقتی قصد دارید سر صحبت را با کسی باز کنید: «تعطیلات چطور بود؟»
• زمانی که میخواهید به جزئیات بیشتری برسید: «ما به چه چیزهای دیگری برای رسیدن به موفقیت نیاز داریم؟»
• وقتی که میخواهیم نظر شخصی افراد را در مورد موضوعی بدانیم: «در مورد این تغییرات چه نظری دارید؟»
░▒▓ تکنیک ۲- قیف سؤالات
■ این تکنیک با سؤالات عمومی آغاز میشود و سپس، به صورت هدفمند و با استفاده از پاسخهای مخاطب به کسب اطلاعات جزئی بیشتر با طرح سؤالات جزئیتر منجر میشود. معمولاً، این روش توسط کارآگاهان برای کسب اطلاعات از یک فرد مطلع استفاده میشود. برای مثال، نحوه استفاده از این تکنیک برای دریافت اطلاعات از یک شاهد عینی میتواند اینگونه باشد:
• سؤال: «چند نفر در این درگیری حضور داشتند؟»، پاسخ: «حدود ۱۰ نفر».
• سؤال: «نوجوان بودند یا بزرگسال؟»، پاسخ: «اغلب نوجوان بودند».
• سؤال: «چه سن و سالی داشتند؟»، پاسخ: «حدود ۱۴ تا ۱۵ سال».
• سؤال: «آیا ویژگی، علامت یا مشخصهای داشتند؟»، پاسخ: «بله. کلاه قرمز بیسبال با علامت N پوشیده بودند».
■ به این ترتیب، فرد سؤالکننده میتواند به کشف یک حقیقت از یک ماجرا پی ببرد. این روش میتواند در کشف تعارضات سازمانی به کار برده شود.
░▒▓ تکنیک ۳- سؤالات کاوشی
■ روشی دیگر برای کسب جزئیات بیشتر، تکنیک سؤالات کاوشی است. در این روش سؤالکننده به دنبال دلایل میگردد. یکی از بهترین راهحلها در این روش استفاده از واژه «چرا» برای کسب اطلاعات است. استفاده از این تکنیک تا رسیدن به پاسخی کافی برای پرسشگر ادامه مییابد. یکی از ویژگیهای خوب این روش حصول اطمینان از جزئیات است ضمن اینکه در مسیر استفاده از این روش میتوانید متوجه شوید چه کسانی در رسیدن به پاسخ نهایی مانعتراشی میکنند.
░▒▓ تکنیک ۴- سؤالات راهبردی
■ در این روش، شما فرد مخاطب خود را به تفکر و تعمق بیشتر وا میدارید و البته، او را مجبور به انتخاب یک گزینه میکنید. فرض کنید به عنوان مدیر ارشد، از مدیر پروژه سازمان خود بپرسید: «فکر میکنید این پروژه چقدر تأخیر خواهد داشت؟» با طرح این سؤال، این فرض را به وی منتقل میکنید که این پروژه سر موعد مقرر تحویل نخواهد شد!
■ یا اگر بخواهید ذهنیت خود را به مخاطب القا کنید، میتوانید از این روش استفاده کنید. مثلاً، بپرسید: «فلانی، فرد بسیار موثری در شرکت است، اینطور نیست؟»
░▒▓ تکنیک ۵- سؤالات خبری
■ این نوع سؤال در حقیقت، گزارهای است که از زبان شما در قالب یک سؤال مطرح میشود و معمولاً، انتظاری برای پاسخی از شنونده برای آن ندارید. برای مثال، ممکن است در حین یک پروژه خیلی خوب بپرسید: «این پروژه خیلی بینظیر است، اینطور نیست؟» در حقیقت، با این روش تنها شما شنونده را با خود همراه میکنید.
■ شاید طرح پرسش بخشی از مکالمات روزمره همه ما باشد، اما، استفاده آگاهانه از سؤالات میتواند منافع و مزایای قابل توجهی برای هر یک از ما داشته باشد، برخی از این موارد به شرح زیر است: یادگیری، ایجاد ارتباطات سازنده، مدیریت و مربیگری، اجتناب از سوءتفاهم، ایجاد فضای کاری دوستانه و مناسب و متقاعدسازی افراد. به خاطر داشته باشید همیشه سادهترین پرسشها بااهمیتترین پرسشها به شمار میرود و پاسخی برای آنها وجود ندارد و پرسشی که نتوان به آن پاسخ داد، مانعی است که فراتر از آن نمیتوان رفت.
برداشت از دنیای اقتصاد
هو العلیم